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6 Razones para digitalizar el departamento de Recursos Humanos

6 Razones para digitalizar el departamento de Recursos Humanos

La transformación digital es un giro importante hacia una gestión efectiva de la documentación laboral y el desarrollo humano de todos los talentos.

Uno de los retos más grandes que enfrentan los gestores de talento al pasar a modelos de trabajo remoto o híbridos, es la administración de la documentación laboral. La cantidad de papeles que se manejan dentro de las oficinas puede llegar a ser abrumantes y sorprendentes. Solo imaginemos 3 millones de cajas con papeles archivados.

La cifra nos puede sonar exagerada, pero es la cantidad real de documentación física que almacena la oficina de una de las más grandes aseguradoras de Estados Unidos, según Kathleen Walch, socia y directora de la empresa de análisis, Cognilytica. Esta montaña de documentos contiene información valiosa para una compañía y, a pesar de que la industria aseguradora es una de las que más papeles genera, el mismo escenario se replica en diferentes sectores.

“Las organizaciones están todavía inundadas de papeles”, señala Walch. Sin embargo,  este océano de documentación, indica la experta, tiene un gran potencial si es que las organizaciones extraen su valor y obtienen estrategias claras a partir de sus datos. Para ello, es necesario que este material físico se traslade a computadores capaces de procesarlos. “Y para hacerlo, necesitan digitalizar su información y sus procesos”, indica.

La digitalización de los Recursos Humanos tuvo un gran empujan con la pandemia, pero sabemos que aún hay organizaciones que aún no se deciden a dar este gran paso. Por ello, aquí presentamos 6 razones para terminar de motivar a nuestros líderes y empresas a cambiar los procesos mecánicos por una a transformación ágil de la gestión del talento.

#1 Automatización de tareas y ahorro de tiempo. 

Los softwares de Recursos Humanos, las soluciones en la nube, las apps y otras herramientas, agilizan procesos recurrentes como la publicación de nuevas vacantes, el onboarding de nuevos talentos, la comunicación de los beneficios o la emisión de boletas. Las plataformas, además, reducen la posibilidad de errores en el cargado de datos y liberan a los equipos de cargas repetitivas para enfocarse en tareas de valor estratégico para el negocio.

#2 Generación de datos confiables y de fácil acceso. 

“Los datos son tus amigos, acéptalos”, señaló Stefan Seiler, director de personal en UBS, en una publicación del medio Fast Company. Este líder de talento indica que las plataformas de Recursos Humanos nos pueden brindar información para ayudarnos a comprender cuál es la motivación de nuestros colaboradores y cómo está su relación con la compañía. Datos de este valor, rápidamente accesibles y procesados en tiempo real, les permiten a los gestores de talento diseñar estrategias efectivas y tomar decisiones informadas.

#3 Optimización del reclutamiento y el onboarding. 

Las herramientas de RRHH digitales son capaces de atraer y reclutar a talentos de todo el mundo. Estas soluciones han logrado automatizar procesos mecánicos como la firma de contratos, políticas y más que se dan al momento del ingreso de un nuevo colaborador. Pero no solo eso, la tecnología de estos sistemas les permite a los gestores comparar las capacidades que tienen los postulantes para encontrar al mejor talento, así como diseñar un programa de acompañamiento sencillo e intuitivo ante la falta de interacción física en la bienvenida de los nuevos miembros.

#4 Agilizar la toma de decisiones. 

Gracias a estas soluciones, mánagers y líderes pueden tener una imagen completa del ciclo de cada colaborador dentro de la empresa y contar con un registro digital de cada proceso: datos sobre su ingreso, recibos de sueldo, evaluaciones de desempeño, reconocimientos y retiro de la organización. Plataformas como MandüX, otorgan estadísticas sobre el compromiso, el clima y el bienestar de los talentos en tiempo real. Con ello, los líderes pueden tomar mejores y más rápidas decisiones en beneficio de los profesionales y del negocio, impactando en la rotación del talento, Employee Engagement, desempeño laboral y más.

#5 Diseño de capacitaciones a medida. 

Es fundamental disponer de una fuerza laboral que cuente con las habilidades necesarias para ser parte activa del proceso de transformación digital. Para ello, es necesario capacitar continuamente a nuestra fuerza. IBM, por ejemplo, reemplazó su sistema de aprendizaje tradicional por una plataforma digital que permite que los colaboradores publiquen cualquier contenido que consideren importante, al tiempo que recomienda entrenamientos basados en cada rol. Por su parte, nuestro aliado VISMA ofrece la solución de Gestión de Formación, con cursos y materiales de capacitación online que proveen reportes y tableros a medida.  

#6 Mejorar la experiencia del empleado.  

El punto clave de toda transformación digital es generar un impacto positivo en las personas, ya sea nuestro equipo o clientes. Hugo Moreno, director editorial de Forbes Insights explica que: “La habilidad de analizar y actuar en función de los datos puede ayudar a la compañía a abordar mejor las necesidades de los empleados, y entender qué está ocurriendo en la organización en tiempo real”.  Con ello, vemos que las plataformas no solo simplifican procesos tediosos para los talentos, sino que nos dan la oportunidad de mejorar integralmente sus experiencias dentro de las compañías.

Si luego de leer este artículo estás considerando olvidarte del papel y comenzar con la digitalización de tus procesos y documentación. Nosotros podemos ayudarte. Soluciones como Tu Recibo están diseñadas para gestionar toda la información de tus colaboradores de manera sencilla, remota y eficiente.

Katheryn Leonardo Pérez 19, July del 2022
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